Huishoudelijk Regelement van de Montfoortse IJsclub (versie: 05-11-2023)
Inleiding
Onderstaand het huishoudelijk regelement van de Montfoortse IJsclub opgericht op 20 februari 1888 en erkend door Koninklijk besluit van 15 juni 1907.
Het huishoudelijk regelement is gebaseerd op de, herziene en gewijzigde, statuten van 21 juni 1979. (Notariële vastlegging bij notaris G.W.F.M Simonis te Montfoort)
Doelstelling van de vereniging zoals vastgelegd in de statuten
“De vereniging stelt zich ten doel het beoefenen en het bevorderen van de winter- en ijssport in het algemeen en van het schaatsenrijden in het bijzonder; tevens van alle aanverwante takken van winter- en ijssport; alles in de ruimste zin des woords.
De vereniging tracht dit doel te bereiken door het verwerven, verzorgen, inrichten en onderhouden van de ijsbanen of andere voor de winter- en ijssport geschikte objecten; het organiseren van wedstrijden en vermakelijkheden, zowel op het ijs als op/in de sneeuw; en al hetgeen verder op wettige en geoorloofde wijze kan strekken tot bevordering van de IJs- en wintersport.”
(NB: De IJsclub is geen lid van KNSB en kan en zal derhalve geen wedstijden organiseren. Bij voldoende natuurijs ligt de prioriteit bij het onderhouden van de ijsvloer en bemensen van een Koek en Zopie verkooppunt).
Locatie
De IJsclub heeft een perceel met opstal, de zogenaamde Blokhut, aan de Grote Gracht te Montfoort. Bij een vorstperiode verzorgt de IJsclub de ijsvloer van de Grote Gracht en aanverwante voorzieningen zoals b.v. Koek en Zopie.
Bestuur algemeen
- Het bestuur bestaat uit een oneven aantal bestuursleden (5, 7 of 9).
- Het bestuur bestaat minimaal uit een voorzitter, secretaris en penningmeester plus twee algemeen bestuursleden, waarvan één als vicevoorzitter wordt aangesteld.
- Bestuursleden worden door de Algemene Vergadering benoemd voor een periode van 4 jaar.
- Indien de zittingsperiode verlopen is kunnen bestuursleden zich herkiesbaar stellen.
- In het geval van het ontstaan van tussentijdse vacatures, wordt deze door een ander bestuurslid ingevuld tot de eerstvolgende Algemene Vergadering.
- Bij disfunctioneren kan een bestuurslid uit de functie worden geschorst. Dit voorgenomen besluit wordt met argumenten aan de Algemene Vergadering voorgelegd ter besluitvorming waarbij een meerderheid van stemmen van de aanwezige leden noodzakelijk is.
Bestuur taken en verantwoordelijkheden
- Ieder individueel bestuurslid is verantwoordelijk en aansprakelijk voor alle bestuurlijke taken zoals uitgevoerd door ieder van de bestuursleden. Tevens zijn de bestuursleden aansprakelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden door de diverse commissies, ook indien dit door vrijwilligers wordt uitgevoerd. Indien er incidenten en of ongelukken plaatsvinden bij het uitvoeren van deze taken, binnen de wettelijke kaders, onder de regie van de IJsclub (b.v. gebruik van machines, activiteiten in de Blokhut) dan zijn de vrijwilligers collectief verzekerd door de Gemeente Montfoort.
- Alle bestuursleden voeren hun taken uit zoals bedoeld onder de noemer “fatsoenlijk bestuur”, waarbij de bestuursleden elkaar ondersteunen bij het uitvoeren van de taken. Bestuursleden betrachten volledige transparantie bij het uitvoeren van de bestuurlijke taken. Besluiten van bestuurders dienen binnen de wettelijke kaders genomen te worden en binnen de kaders die de vereniging heeft vastgesteld (b.v. houdend aan procedures en protocollen en financiële kaders).
- De voorzitter is belast met de algemene leiding, draagt zorg voor de uitvoering van alle formeel genomen besluiten. Tevens onderhoudt de voorzitter de noodzakelijke betrekkingen met overheidsinstanties. Eventueel kan de voorzitter bestuursleden machtigen voor de uitvoering van nader af te spreken taken.
- De vicevoorzitter staat de voorzitter bij de taakuitvoering en vervangt deze bij afwezigheid.
- De secretaris voert de correspondentie namens de IJsclub. Draagt zorg voor het bijeenroepen van de Algemene Vergadering en Bestuursvergadering. Verzorgt verslaglegging, maakt het Jaarverslag en beheert de verenigingsadministratie. Onderhoudt de inschrijving bij de Kamer van Koophandel en is gemachtigd voor inzage van de bankrekening en het eventueel in opdracht van de penningmeester uitvoeren van transacties.
- De penningmeester beheert de bankrekening, inclusief alle inkomende en uitgaande geldstromen. Jaarlijks legt de penningmeester verantwoording af tijdens de Algemene Vergadering. De penningmeester geeft de kascontrolecommissie volledige inzage in alle financiële transacties gedurende het verenigingsjaar. De penningmeester stelt een conceptbegroting op voor het aankomende verenigingsjaar. De ledenadministratie wordt door de penningmeester ondersteund door de secretaris gevoerd.
- De voorzitter, penningmeester en secretaris zijn opgenomen in het register van de Kamer van Koophandel en in het UBO-register.
- Besluiten van het bestuur worden door middel van stemming genomen en vastgelegd in de notulen van de bestuursvergadering. Bij de stemming is in principe het volledige bestuur aanwezig. Bij afwezigheid van een bestuurslid wordt vooraf afgestemd of autoriseert het afwezige bestuurslid ander bestuurslid tot het uitbrengen van een volmacht stem.
- Bestuursleden geven leiding aan commissies (zie verder onder Commissies) voor de vervulling van verschillende verenigingstaken. Hierover wordt verantwoording afgelegd aan het voltallige bestuur tijdens de Bestuursvergaderingen.
Financiën
- De inkomsten van de vereniging bestaat uit het innen van jaarlijkse contributie onder de leden, aangevuld met opbrengsten van door de IJsclub georganiseerde activiteiten en incidentele giften en sponsoring. (NB: Ereleden zijn vrijgesteld van contributiebetaling)
- Vaststellen van de hoogte van de jaarlijkse contributie vindt plaats tijdens de jaarlijkse Algemene Vergadering tijdens het behandelen van de begroting.
- Het financieel jaarverslag wordt, ondersteund door het onafhankelijke advies van de Kascommissie, tijdens de Algemene Vergadering goedgekeurd waarna decharge plaatsvindt.
- De begroting van het aankomende verenigingsjaar wordt eveneens door de Algemene Vergadering vastgesteld. ( N.B.: uiterlijke vaststellingsdatum is 15 november).
- Het is bestuursleden niet toegestaan om namens de IJsclub financiële verplichtingen aan te gaan zonder dat daar een gedocumenteerd besluit van het bestuur aan ten grondslag ligt. Dat geldt eveneens voor de financiële ruimte die beschikbaar is voor de verschillende commissies. Deze financiële ruimte wordt een maal per jaar, tijdens de ledenvergadering bij het goedkeuren van de begroting, vastgesteld. Voor substantiële uitgaven die buiten de reguliere bedrijfsvoering van de vereniging vallen zal de ledenvergadering toestemming moeten geven.
Lidmaatschap
- Aanmelden voor een lidmaatschap van de IJsclub vindt plaats bij de secretaris.
- Een lidmaatschap geldt voor een gezin op één adres.
- Contributie wordt jaarlijks betaald op basis van de door de penningmeester verstuurde factuur.
Commissies
- Ten behoeve van het uitvoeren van verschillende verenigingstaken zijn er diverse commissies die eventueel tijdelijk van aard zijn. De commissies worden voorgezeten door een bestuurslid.
- De taken van de commissie worden duidelijk omschreven door het voorzittende bestuurslid en vastgesteld door het bestuur.
- De commissies kunnen binnen de vooraf vastgestelde (financiële) kaders handelen en verplichtingen aangaan. Verantwoording hierover vindt plaats richting bestuur. Bij twijfel wordt altijd overlegt met het bestuur waarna het bestuur een besluit neemt.
- Commissies kunnen na afronding van werkzaamheden worden opgeheven door het bestuur.
- Werkzaamheden van de diverse commissies wordt regelmatig geëvalueerd door het bestuur.
- De samenstelling van de verschillende commissies kan gedurende de jaarlijkse ledenvergadering worden vastgesteld.
Commissie IJsactiviteiten
- Vervult de rol van ijsmeester
- Maakt de schaatsbaan gereed o.a. door plaatsing van licht- en geluidsinstallaties.
- Verzorgt ijsdikte meting en geeft ijsvloer vrij op basis van het Schaatsbaan openingsprotocol (zie: Openingsprotocol IJsvloer op de home pagina)
- Onderhoudt en bewaakt de ijskwaliteit en signaleert slechte en onveilige delen.
- Onderhoudt en stelt veiligheidsmiddelen ter beschikking
- Onderhoudt ijsveegmachines.
Commissie Koek en Zopie
- Verzorgt in- en verkoop bij schaatsactiviteiten op de Grote Gracht
- Maakt Blokhut gereed als Koek en Zopie verkooppunt
- Verzorgt bezetting voor de verkoop van diverse versnaperingen.
Commissie Onderhoud
- Draagt zorg voor het onderhouden en in goede staat houden van de Blokhut alsmede het omliggende perceel.
- Beheert de geluidsinstallatie en zorgt voor de opslag.
- De geluidsinstallatie kan gebruikt worden (gratis) door Montfoortse verenigingen. De commissie maakt goede afspraken met deze partijen.
Commissie Communicatie
- Verzorgt publicaties in de media, Onderhoudt contacten met de (lokale) pers. Kondigt activiteiten aan via diverse kanalen. Plaatst activiteiten op de agenda van de Gemeente. Onderhoud de website en eventuele andere social mediakanalen.
- Zal ingezet worden bij wervingscampagnes.
Commissie Kascontrole
- Controleert eenmaal per jaar de financiële geldstromen zoals verantwoord wordt door de penningmeester.
- Doet onafhankelijk verslag van de bevindingen tijdens de Algemene Vergadering.
- De commissie bestaat uit twee leden plus een reserve-lid. De leden worden gedurende de Algemene Vergadering benoemd.
- Het lidmaatschap van de commissie mag maximaal twee achtereenvolgende jaren beslaan.
Commissie Sport en Spel
- Verzorgt spelactiviteiten gedurende ijsperiode.
- Organiseert en voert alle activiteiten uit t.b.v. skeeler tocht voor de jeugd op Koningsdag.
Slotbepalingen
- Zowel de statuten als het huishoudelijk regelement zijn ter inzage beschikbaar voor de leden, opvraagbaar bij de secretaris van de IJsclub.
- Verslagen van de Algemene Vergadering zijn op dezelfde wijze beschikbaar.
- In de gevallen dat de statuten en/of het huishoudelijk regelement niet voorziet zal het bestuur een besluit nemen